Cos’è un blocco camere di cortesia?

Un blocco camere di cortesia è un insieme di camere che l’hotel riserva ai tuoi ospiti a una tariffa scontata per gruppi, senza alcun impegno economico da parte tua. A differenza di un blocco camere con contratto, non sei obbligato a garantire la prenotazione di un numero minimo di camere. Le camere non prenotate vengono semplicemente rimesse a disposizione dell’hotel prima della data dell’evento.

Come funziona un blocco camere di cortesia

Organizzare un courtesy room block è semplice. Contatti il reparto gruppi o eventi dell’hotel, comunichi la data del matrimonio e una stima di quanti ospiti avranno bisogno di una camera, e l’hotel riserva un certo numero di stanze a una tariffa agevolata per il gruppo. Gli ospiti poi prenotano la propria camera in autonomia, di solito indicando il tuo nome, la data dell’evento o un codice di prenotazione dedicato.

L’hotel stabilisce una data limite, di solito tra i 30 e i 60 giorni prima del matrimonio. Dopo quella data, le camere non prenotate tornano disponibili per tutti. Non c’è un numero minimo di prenotazioni richiesto, quindi non rischi penali o costi extra se gli ospiti sono meno del previsto. Questa formula senza rischi è ciò che distingue un courtesy block dagli altri tipi di hotel room block.

Blocco di cortesia vs. blocco con contratto

La differenza più importante tra un blocco di camere “courtesy” e uno “contracted” è il rischio finanziario. Con un blocco “contracted”, firmi un accordo che garantisce la prenotazione di una certa percentuale di camere (spesso l’80% o più). Se i tuoi ospiti non prenotano abbastanza camere, potresti dover pagare la differenza, chiamata spesso penale di mancato riempimento.

Un blocco “courtesy” elimina completamente questo rischio. Di contro, di solito offre uno sconto minore (spesso dal 10 al 20% rispetto alla tariffa standard) e include meno camere. Gli hotel, inoltre, sono più propensi a rilasciare in anticipo le camere “courtesy” se la domanda da altri viaggiatori è alta. Se prevedi molti ospiti e puoi stimare con sicurezza le prenotazioni, un blocco “contracted” può offrire sconti maggiori. Tuttavia, per la maggior parte delle coppie, la flessibilità e l’assenza di rischi finanziari rendono il blocco “courtesy” la scelta più pratica.

Quando scegliere un blocco camere di cortesia

Un blocco camere in cortesia è la soluzione ideale in diversi casi comuni:

Liste di invitati più piccole. Se inviti meno di 50 ospiti da fuori città, spesso gli hotel non offrono blocchi con contratto. In questi casi, la prenotazione in cortesia è la scelta standard per i gruppi ridotti.
Numero di partecipanti incerto. Se non sai quanti ospiti avranno bisogno di una camera, il blocco in cortesia ti permette di offrire una tariffa di gruppo senza dover garantire un numero preciso.
Pianificazione attenta al budget. Non essendoci penali per mancata occupazione, il blocco in cortesia protegge il budget del matrimonio da spese impreviste.
Più hotel. Puoi richiedere blocchi in cortesia in due o tre strutture vicino alla location, così i tuoi ospiti avranno più opzioni di prezzo senza rischi per te.

Consigli per gestire il tuo blocco camere di cortesia

Gioca d’anticipo. Contatta gli hotel da sei a dodici mesi prima del matrimonio, soprattutto se la data cade in alta stagione o in una meta molto richiesta. Prima ti muovi, più camere l’hotel sarà disposto a riservare.

Tratta con attenzione. Anche se un courtesy block non comporta obblighi, puoi comunque chiedere upgrade gratuiti per la coppia, l’annullamento delle tasse di soggiorno o una tariffa di gruppo più vantaggiosa. Gli hotel vogliono garantirsi il gruppo e spesso sono disposti ad aggiungere vantaggi per convincerti.

Comunica in modo chiaro con gli ospiti. Condividi sul sito del matrimonio il link per la prenotazione, il codice gruppo e la data limite, così tutti potranno riservare la camera in tempo. Una pagina online dedicata ai blocchi di camere raccoglie tutte le informazioni in un unico posto e rende facile confrontare le opzioni, soprattutto se hai riservato camere in più hotel.

Tieni traccia delle prenotazioni. Chiedi all’hotel report periodici per sapere quante camere sono già state prenotate. Se il blocco si riempie in fretta, potresti aggiungere altre camere prima della scadenza. Se invece le prenotazioni vanno a rilento, puoi inviare un promemoria agli ospiti che non hanno ancora riservato.

Domande
frequenti

Il blocco camere di cortesia ha un costo per la coppia?

No. Un blocco camere di cortesia non comporta alcun obbligo finanziario per la coppia. L’hotel riserva semplicemente un certo numero di camere a una tariffa di gruppo, e gli ospiti prenotano e pagano la propria stanza in autonomia. Se alcune camere restano libere, vengono rimesse a disposizione dell’hotel senza alcuna penale per voi.

Con quanto anticipo dovrei richiedere un blocco camere di cortesia?

Ti consigliamo di richiedere il blocco camere di cortesia tra sei e dodici mesi prima della data del matrimonio. Gli hotel nelle destinazioni più richieste o durante l’alta stagione matrimoniale si riempiono in fretta, quindi prima prenoti, meglio è. Contatta il reparto gruppi dell’hotel per iniziare la procedura.

Cosa succede alle camere non prenotate in un blocco di cortesia?

Le camere non prenotate vengono rilasciate all’inventario generale dell’hotel a una data stabilita, di solito tra 30 e 60 giorni prima dell’evento. Dopo questa scadenza, gli ospiti potranno comunque prenotare al prezzo standard, ma la tariffa scontata per il gruppo non sarà più valida.

Posso riservare blocchi di camere in più di un hotel?

Sì. Molte coppie prenotano blocchi di cortesia in due o tre hotel vicino alla location, così gli ospiti possono scegliere tra diverse fasce di prezzo e servizi. Visto che non ci sono obblighi finanziari, riservare blocchi in più strutture non comporta alcun rischio per te.

Quante camere posso riservare con un blocco di cortesia?

La maggior parte degli hotel offre blocchi di cortesia da 10 a 25 camere a notte. Se ti servono più camere, l’hotel potrebbe richiedere un blocco camere con contratto e una garanzia minima di prenotazione. Il limite preciso dipende dalla dimensione e dalla disponibilità della struttura.

Entra in modalità pianificazione.

Iniziamo a organizzare il tuo matrimonio.

Inizia ora